Inleiding

In dit privacybeleid wordt uitgelegd hoe Vandenberg-ID B.V. omgaat met de verwerking van de persoonsgegevens. Dit privacybeleid heeft betrekking op de door Vandenberg-ID B.V. aangeboden dienstverlening en de daarbij behorende websites. In het privacybeleid wordt onder meer beschreven welke categorieën persoonsgegevens worden verzameld, voor welk doel de persoonsgegevens worden gebruikt en aan welke categorieën van ontvangers de persoonsgegevens worden verstrekt. Vandenberg-ID wijst u er graag op om dit privacybeleid zorgvuldig door te lezen.

Vandenberg-ID B.V. is statutair gevestigd te Geldrop en ingeschreven onder inschrijvingsnummer 17113465 in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Voor vragen over het privacybeleid is Vandenberg-ID B.V. bereikbaar op werkdagen vanaf 09.00 uur tot 17.00 uur op telefoonnummer 040 – 2809666.

Verwerken van persoonsgegevens

Vandenberg-ID B.V. als verwerker
Vandenberg-ID B.V. maakt foto’s in opdracht van haar opdrachtgevers. De opdrachtgevers bestaan onder meer uit scholen en bedrijven. Foto’s worden in sommige gevallen door Vandenberg-ID B.V. online ter beschikking gesteld aan bijvoorbeeld de ouders van schoolgaande kinderen of de opdrachtgever. De foto’s blijven voor onbepaalde tijd beschikbaar. Al deze activiteiten voert Vandenberg-ID B.V. uit in opdracht van de opdrachtgevers. Vandenberg-ID B.V. wordt daarom voor deze activiteiten aangemerkt als ‘verwerker’ als bedoeld in de privacywetgeving.

Vandenberg-ID B.V. als verwerkingsverantwoordelijke
Zoals aangegeven worden sommige foto’s online beschikbaar gesteld voor bijvoorbeeld ouders van schoolgaande kinderen en werknemers van een bepaald bedrijf. Voor die personen is het mogelijk om de voor hen relevante foto’s te bestellen. Als men dat wil, wordt door het plaatsen van een bestelling een overeenkomst met Vandenberg-ID B.V. aangegaan. Bij het aangaan en uitvoeren van die overeenkomst worden persoonsgegevens door Vandenberg-ID B.V. verwerkt, teneinde de betreffende foto’s uiteindelijk te kunnen bezorgen bij de personen die de foto’s hebben besteld. Het gaat hier om gegevensverwerking van de gewenste foto’s, de NAW-gegevens en het e-mailadres van de personen die de foto’s bestellen. Deze gegevens verwerkt Vandenberg-ID B.V. omdat dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst. Het verstrekken van deze persoonsgegevens is dan ook onderdeel van de overeenkomst. Indien de persoonsgegevens niet worden verstrekt, kan de overeenkomst niet worden uitgevoerd.

De NAW-gegevens en het e-mailadres van personen die een bestelling plaatsen worden – naast dat deze persoonsgegevens nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst – voor onbepaalde tijd opgeslagen in het relatiebeheersysteem van Vandenberg-ID B.V.. Deze persoonsgegevens worden daarin opgeslagen zodat Vandenberg-ID B.V. bestaande klanten kan informeren aangaande relevante gegevens met betrekking tot de overeenkomst. Deze gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Vandenberg-ID B.V.. Dit belang bestaat concreet uit een gerechtvaardigd commercieel belang van Vandenberg-ID B.V. bij het onderhouden van rechtstreekse contacten met klanten.

De door Vandenberg-ID B.V. gemaakte foto’s worden door Vandenberg-ID B.V. ook verwerkt om deze voor een periode van 7 jaar te bewaren. Deze gegevensverwerkingen voert Vandenberg-ID B.V. in opdracht van de scholen en bedrijven uit, zodat uitvoering kan worden gegeven aan de opdrachtverstrekking. Tevens biedt deze verwerking en bewaarperiode ouders de gewenste mogelijkheden, zoals het kunnen bestellen van een fotoreeks van foto’s gemaakt in groep 1 tot en met 8 van een bepaald kind. Als Vandenberg-ID B.V. voor deze gegevensverwerkingen als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ wordt aangemerkt, dan zijn deze gegevensverwerkingen noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Vandenberg-ID B.V.. Dit belang bestaat concreet uit het kunnen aanbieden van dienstverlening die over het algemeen door de personen wiens persoonsgegevens verwerkt worden (dan wel van diens wettelijk vertegenwoordiger(s) als positief wordt ervaren. De personen wiens persoonsgegevens verwerkt worden (dan wel van diens wettelijk vertegenwoordiger(s)) worden over deze gegevensverwerkingen door de opdrachtgevers geïnformeerd en zij worden gewezen op de mogelijkheid om de persoonsgegevens te laten verwijderen of van verwerking uit te sluiten. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken (zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van gegevensverwerkingen op basis van toestemming vóór de intrekking daarvan).

Op de websites van Vandenberg-ID B.V. is een contactformulier beschikbaar. Als het contactformulier ingevuld en verzonden wordt, dan worden persoonsgegevens verwerkt zodat Vandenberg-ID B.V. de vraag, klacht of andersoortige communicatie af kan handelen. Het verstrekken van de persoonsgegevens is verplicht, omdat anders de communicatie niet afgehandeld kan worden. Deze gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Vandenberg-ID B.V.. Dit belang bestaat concreet uit het belang van Vandenberg-ID B.V. om vragen, klachten of andersoortige communicatie af te kunnen handelen.

Vandenberg-ID B.V. als werkgever    Vandenberg-ID B.V. is de “verantwoordelijke” van de eigen personeelsregistratie en hanteert hiervoor de geldende wettelijke voorschriften.

Bewaartermijn

In dit privacybeleid is aangegeven wat de bewaartermijn van persoonsgegevens is.

Bestelinformatie
Bewaart Vandenberg-ID B.V. tot 7 jaar na opdrachtverstrekking .

Klantaccounts
Bewaart Vandenberg-ID B.V. tot 7 jaar na opdrachtverstrekking
Als niet een expliciete bewaartermijn is opgenomen, dan bewaart Vandenberg-ID B.V. de persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt.

Cookies

Onze websites maken geen gebruik van cookies.

Beveiliging

Vandenberg-ID B.V. heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Zo zijn de websites van Vandenberg-ID B.V. waarop ingelogd dient te worden onder meer beveiligd met een zogenoemd SSL-certificaat. Vandenberg-ID werkt met Encrypted hardware,  unieke logins en wachtwoorden, firewall, actuele updates software, virusscan, VPN, gescheiden netwerken, , secure SFTP. Verder werkt Vandenberg-ID B.V. uitsluitend met personeelsleden die een VOG verklaring hebben overgelegd.

Bewerkers en andere derden

Persoonsgegevens kunnen in opdracht van Vandenberg-ID B.V. worden verwerkt door zogenoemde verwerkers en subverwerkers. Hierbij valt te denken aan fotolaboratoria en een incassobureau. De verwerkers en subverwerkers handelen onder verantwoordelijkheid van Vandenberg-ID B.V. en mogen geen eigen verwerkingen uitvoeren op de persoonsgegevens.

De persoonsgegevens worden (met uitzondering van de hierboven genoemde verwerkers en subverwerkers) niet verstrekt aan derden, tenzij wij daartoe verplicht zijn op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak.

Je privacyrechten

Op basis van de Algemene Verordening Gegevens bescherming (hierna: “AVG”) is er sprake van een aantal rechten. Zo is er sprake van het recht om Vandenberg-ID B.V. te verzoeken om inzage (art 15 AVG) van en rectificatie (art. 16 AVG) of wissing van je persoonsgegevens (art. 17 AVG). Ook bestaat het recht om Vandenberg-ID B.V. te verzoeken om beperking van de verwerking van persoonsgegevens (art. 18 AVG). Onder bepaalde omstandigheden bestaat ook het recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG) en het recht van bezwaar (art. 21 AVG). Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is meer informatie te vinden over toepassingsgebieden om één of meer van deze rechten uit te oefenen.

Wanneer u van een of meer van deze rechten gebruik wilt maken, neem dan contact met ons op via de hierboven genoemde contactmogelijkheden. Afgezien van bovenstaande rechten, bestaat altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen. De huidige versie is het laatst gewijzigd op 16-05-2018.